В процессе деятельности любого предприятия возникает проблема своевременной обработки и контроля первичной бухгалтерской документации, которая возвращается от контрагентов.

Каждый бухгалтер, сталкиваясь с данными проблемами, в очередной раз задает вопросы:

• Как быстро и без особых усилий посмотреть, какие документы в наличии, а какие отсутствуют?
• Как оперативно организовать сбор недостающих документов?
• Кто из менеджеров компании отвечает за работу с данным контрагентом?
• Как решить задачу, чтобы у вашей организации и ваших клиентов были приняты к учету одинаковые редакции документов?

С использованием программы «Эффективные решения: Штрихкодирование документов» возможно контролировать возврат исходящей документации благодаря целому ряду функций и алгоритмов, которые позволяют:

• Формировать отчеты по конкретным контрагентам, по периоду, по отсутствии или наличии документов.
• Осуществлять контроль бумажного документооборота с использованием штрихкодирования.
• За доли секунды находить электронные копии документов.
• Изменять реквизиты документов.
• Присваивать уникальный штрихкод каждой бумажной версии первичных документов, и, таким образом, устранить необходимость сверки вручную каждого знака в возвращаемых от покупателей документах.

Формирование отчетов о наличии или отсутствии документов.

С использованием программы становится возможным контролировать возврат исходящей документации благодаря формированию отчетов о наличии или отсутствии документов. При этом возможно отследить актуальную редакцию документа и изменения.

Видеоролик о программе:

Приглашаем вас ознакомиться подробнее с программой «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами».

Как выполнить контроль возврата исходящих первичных документов от покупателей с помощью программы:

Менеджер печатает оригиналы документов, в которых автоматически пропечатывается уникальный штрихкод. После того, как документ возвращается от клиента, сотрудник (как правило офис-менеджер) считывает штрихкод сканером штрихкодов. Автоматически проставляется отметка «Оригинал в наличии».

В дальнейшем бухгалтер может сформировать отчет и наглядно увидеть, какие документы в наличии или отсутствуют. Отчет можно формировать в разрезе различных аналитик: период, контрагенты, тип документа, ответственный менеджер и т.д. Выведя отчет по недостающим документам, можно инициировать процесс сбора документов.

Использование программы на участке «офис — склад».

Бухгалтер распечатывает документы клиенту и отправляет его получать товар на склад. Пока клиент идет на склад, работнику, отвечающему за обслуживание заказа, поступает электронное распоряжение на отгрузку, благодаря чему скорость обслуживания клиентов значительно увеличивается. При предъявлении клиентом документа работники сканируют штрихкод и необходимый заказ появляется на экране компьютера. Остается только провести документ (и даже это можно привязать к сканированию штрихкода).

Поиск и открытие необходимого документа.

Если сотрудники постоянно печатают большой объем документов, а затем требуется найти электронный документ в базе «1С: Предприятие», то они знают, сколько времени тратится на поиск нужного документа. Используя данное решение, необходимо просто поднести документ к сканеру и искомый документ (или пакет документов) появится на экране.

Очень часто бухгалтера сталкиваются со следующей проблемой: менеджер поставщика сформировал документ «Реализация товаров и услуг» и отправил покупателю оригиналы документов ТОРГ-12. Покупатель просит переделать оригинал документа: изменить дату, номенклатуру и т.п. В этом случае менеджер поставщика открывает уже существующий документ, изменяет его и заново печатает. Таким образом, мы получили вторую редакцию оригинала документа, при этом сам документ «Реализация товаров и услуг» в 1С только один. Количество редакций одного документа может достигать трех, четырех и более. Когда оригинал документа возвращается от покупателя, возникает вопрос об актуальной редакции.

Похожая ситуация возникает, когда на основании, например, документа «Реализация товаров и услуг» мы печатаем несколько видов документов: ТОРГ-12 и ТТН, или ТОРГ-12 и Акт. Когда вернутся оригиналы, как мы поймем, что это весь пакет документов?

В программном продукте «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами» данная проблема решена путем создания дополнительного объекта «Документ к печати» и хранения всех редакций оригиналов документов.

Более подробная информация о всех особенностях программы размещена на следующей странице сайта.

Возникли вопросы? Свяжитесь с нашим консультантом!
Москва: +7 (495) 651-61-80 (многоканальный),
Нижний Новгород: +7 (831) 233-19-33,
Санкт-Петербург: +7 (812) 309-06-47
e-mail: sales@efsol.ru